So gestalten Sie die Rechnungskorrespondenz freundlicher

Viele Rechnungstexte wirken wie Zahlungsaufforderungen: Monoton und unpersönlich. Natürlich ist eine Rechnung keine angenehme Post, dennoch kann eine Rechnung auch souverän formuliert sein.

Fallen Sie also nicht sofort mit der Tür ins Haus, indem Sie zur Zahlung der Rechnungssumme auffordern. Schreiben Sie doch einfach “Vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir haben gern für Sie gearbeitet.”

Viele Firmen schreiben die oft gewählte Floskel: “Für die von uns geleisteten Arbeiten und das von uns gelieferte Material erlauben wir uns, Folgendes in Rechnung zu stellen: …”

Machen Sie es nicht zu kompliziert. Besser: “Für unsere Arbeit und Material stellen wir Ihnen folgende Summe in Rechnung…”

So bitte nicht:”Wir haben gemäß dem uns erteilten Auftrag nachfolgend aufgeführte Lieferungen und Leistungen erbracht und berechnen Ihnen …”“Gemäß” und “nachfolgend” sind aus der Mottenkiste und viel zu kompliziert ausgedrückt. Machen Sie es einfach: “Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen für folgende Leistungen …”

So bitte nicht:

“Nachfolgend erlaube ich mir, laut Angebot vom … zu berechnen …”“Erlauben” klingt steif und auch unterwürfig. Für unser Arbeit/ Leistung brauchen wir eine solche unterwürfige Formulierung nicht.Besser so: “Danke, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben! Der Auftrag ist nun erledigt und wir berechnen …”

Weitere Tipps für die Rechnungskorrespondenz:

“Wenn Sie mit unserer Zusammenarbeit zufrieden waren, empfehlen Sie uns doch weiter!”

“Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns über Ihre Weiterempfehlung.”

Diese Korrespondenz-Unwörter werden gerne immer noch verwendet:

“verbleiben”, “hiermit”, “Bezug nehmend” und es gibt noch viele andere mehr. Auch das so beliebte “Wir danken Ihnen für das uns entgegengebrachte Vertrauen” Mal ehrlich: Noch mehr Bürokraten-Deutsch geht schon nicht mehr… In einem Brief stand zuletzt tatsächlich “Für Rückfragen stehe Ihnen jederzeit zur Verfügung.” Auch nachts um zwölf? Zumal diese Aussage einfach nur flach und langweilig klingt.

Immer wieder wird gefragt, ob eine Rechnung unterschrieben werden muss. Die Rechtssprechung sagt: Nein, eine Rechnung braucht nicht unterschrieben zu sein, auch wenn viele Menschen etwas anderes behaupten. Auch online versendete Rechnungen haben ebenfalls seine Rechtsgültigkeit. Mit Unterschrift wirkt eine Rechnung jedoch höflicher.

Nicola Schmidt ist Wirkungsverstärkerin und Stilexpertin. Als Imagetrainerin unterstützt Fach- und Führungskräfte, die durch eine authentische, eindrucksvolle und wirkungsvolle Präsenz den Grundstein für ihren Erfolg legen möchten. Erfahren Sie, welche Kraft und Chancen in Ausdruck, Umgangsformen und Outfit stecken. Sie begeistert mit viel Praxisnähe und setzt Impulse. Somit gewinnen ihre Kunden noch mehr Ausstrahlung mit klarer Wirkungspräsenz.

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Nicola Schmidt Image Impulse
Referentin und Rednerin
Image- und Managementtraining/ Vorträge
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