Online Shop ist nicht gleich Versandhandel – welche Backendprozesse Sie bedenken sollten (Teil 4) – Backend-Integration bündelt getrennt und autark voneinander ablaufende Prozesse

Online-Marketing-Strategien

Diese jeweils einzelnen und in der Regel getrennt voneinander ablaufenden Backend-Prozesse sind für jeden Betreiber eines Online Shops zwingend erforderlich, um Funktionalität und Unternehmensentwicklung zu gewährleisten und voranzutreiben. Allerdings kann eine Optimierung dieser autark abgewickelten Prozesse durch eine hergestellte Verbindung in Form einer sorgfältig realisierten Backend-Integration eine stattliche Anzahl an Vorteilen generieren. Diesbezüglich sollten in Bezug auf einen Online Shop bei der Konzeptionierung folgende Punkte berücksichtigt werden:

Planung und Auswertung bestehender Prozesse:

  • Die Gesamtheit der Backend-Prozesse müssen transparent dargestellt werden; dabei sollten alle Backend-Systeme, die in irgendeiner Form im Zusammenhang mit dem Betreiben eines Unternehmens bzw. eines Online-Shops stehen, erfasst werden.
  • Wenn es sich nicht um einen Ein-Mann-Betrieb handelt, müssen alle Personen, Parteien oder Abteilungen und deren Aufgabenstellungen detailliert ermittelt werden, damit alle Beteiligten in die entsprechende Planung mit einbezogen werden können. Dabei gilt es eben im Vorfeld zu klären, wer welche Daten hält und sie in welcher Form in das System einpflegt? Zudem muss klar sein, wer welche Daten benötigt und inwieweit das Datenmaterial einer stetigen Aktualisierungen bedarf?
  • Die Datenströme sollten ganzheitlich analysiert werden, um Schnittpunkte und Optimierungsmöglichkeiten zu finden.

Darstellung der prozessbedingten Soll-Zustände / Realisierung der Backend-Integration:

  • Wichtig ist es einen Überblick über das architektonische Gesamtbild zu erhalten und dabei Erfolgsfaktoren zu erkennen und zu kennzeichnen.
  • Innerhalb angestrebter Lösungswege sollte bei einer Backend-Integration stets das Motto gelten: Das Einrichten von Standards geht immer vor Einzel- bzw. Individuallösungen; zudem sind einfache Programmierungen stets komplexen Programmierungen vorzuziehen.
  • In diesem Zusammenhang sollten grundsätzlich vereinheitliche Standards eingeführt werden, die sowohl die Funktionalität wie auch die Übersichtlichkeit deutlich erhöhen und optimieren können.
  • Gemäß festgelegter Prioritäten sollte das jeweilige Datenmaterial jeweils einem bestimmten System zugeordnet werden. Wichtig ist es dabei, dass es diesbezüglich fest zugeteilte Besitzer (Owner) der Daten gibt. Mittels dieser Festlegung der Verantwortlichkeiten kann das Zusammenspiel von Systemen und Dateieigner im Rahmen einer umfassenden Backend-Integration in Einklang gebracht werden.
  • Die Einführungsstrategie einer Backend-Integration rund um eine stufenweise Einführung, den so bezeichneten Big Bang oder eine individualisierte Mischform ist von eminenter Bedeutung für den Datenfluss, den ablaufenden Prozessen sowie für das stetige Optimieren der Systeme. Dabei sollte bereits im Vorfeld ermittelt worden sein, welche Daten für die Funktionalität des jeweiligen Systems notwendig sind.
  • Dem Reporting und Controlling kommt hier eine übergeordnete Aufgabe zu. Die Prozessketten laufen nämlich über mehrere Systeme und Ebenen, da kann es bei Unachtsamkeit immer wieder zu Diskrepanzen und nicht stimmigen Plausibilitäten zwischen Datenmaterial und Prozesslogiken kommen. Wer als Shop Betreiber zum Beispiel einen Best-of-Breed-Ansatz gewählt hat, sollte besonders wachsam sein. Bei dieser Art von Strategie, die auf dem Nutzen von mehreren Branchenlösungen für unterschiedlich gewichtete Teilbereiche und jeweils verbindende Systemintegratoren basiert, sind hervorragende Einzellösungen noch lange keine Gewährleistung für eine optimale Gesamtlösung.

Zu Beginn einer entsprechenden Backend-Integration steht immer eine ausführliche und umfassende Datenbereinigung, um anschließend die Datenqualität im Online-Shop nachhaltig zu verbessern. So werden dann zum Beispiel Kundendaten aus dem Online-Shop mittels des Marketings und des Debitorenmanagements gematcht und zudem Datenmaterial aus Kundenbefragungen oder aus Offline-Loyality-Programmen zeitgleich in die jeweiligen Prozesse integriert. Diese Maßnahmen im Rahmen von Backend-Prozessen ermöglichen eich realistische 360-Grad-Ansicht auf den Kunden des Online-Shops und des Weiteren können so doppelte Datensätze zeitnah erkannt und prompt revidiert werden.

Um eine entsprechende Verbindung zwischen zwei Backend-Einzelsystemen wie zum Beispiel zwischen einem ERP- und CRM-System herzustellen sind Schnittstellen notwendig. Nach der Vereinheitlichung der logischen Struktur der beiden unterschiedlichen Systeme sollte innerhalb einer Schnittstellenkonzeption beispielsweise festgelegt werden, ob ein entsprechendes Backend-System eine Aufgliederung nach Versandart, Zahlart und Artikelposition oder doch eher nach Artikelposition in Zusammenhang mit der Versandart erfordert. Dabei gilt: Je leistungsstärker die systematischen Voraussetzungen sind, desto komplexer und detaillierter kann auch die Prozessstruktur definiert werden.

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