Online Shop ist nicht gleich Versandhandel – welche Backendprozesse Sie bedenken sollten (Teil 2) – Systemnahe Backend-Prozesse sind unabdingbar für die Funktionalität eines Online Shops

Das Einfügen eines beliebigen Online Shops in ein ERP-Backend ist dabei in Bezug auf das Thema E-Commerce unabdingbar. Bei der Nutzung von ERP (Enterprise Ressource Planning) als Unternehmensressourcenplanung sollte das jeweilige System eine fachliche Ausrichtung auf die Zielbranche, eine hohe Skalierbarkeit im Hinblick auf differenzierte Unternehmens- bzw. Shopgrößen sowie alle benötigten Funktionen und Technologien rund um unterstützende Betriebssysteme, Schichtarchitekturen, Datenbanken oder zum Beispiel auch Programmiersprachen aufweisen. Auf dem Markt sind diesbezüglich zahlreiche Programme verfügbar, die als Quasi-Standard bei der Integration des Shops in ein ERP-Backend gelten. So kann eine entsprechende Kommunikation zwischen ERP und Online Shop zeitnah realisiert werden.

In diesem Zusammenhang kommt es insbesondere auf folgende analytische Prozessdaten an, die für die Transparenz und Beurteilung von Daten quasi unerlässlich sind :

  • Gegenüberstellung und Auswertung der Ist- und Soll-Situation.
  • Darstellung, Beurteilung und Optimierung von spezifischen ERP-Prozessen.
  • Überprüfung und Analyse aller zum Einsatz kommenden technischen Systemkomponenten.
  • Definieren von stimmigen und zur Unternehmensentwicklung beitragenden Umsetzungsmöglichkeiten.
  • Integration von etwaig zusätzlich benötigter Systeme.

In Bezug auf ERP-Systeme muss daher ein Unterbau (Backend) verwendet werden, der als Verbindungsglied innerhalb der Informationstechnik und einer entsprechenden Schichteinteilung dient.

Dabei ist das so genannte Backend grundsätzlich systemnah ausgerichtet und ist gerade für die optimierte Verarbeitung oder komplexe Ausgabe von eingegebenen Daten verantwortlich. Allerdings kommt es erfahrungsgemäß vielerorts zu Schwierigkeiten zum Beispiel zwischen den verwendeten Begrifflichkeiten sowie unterschiedlicher Verfahrenstechniken von ERP-Systemen und der allgemeinen Warenwirtschaft. Während diesbezüglich die Warenwirtschaft zum Beispiel einen Kunden einer bestimmten Zahlenfolge zuordnet und diese Information als Kunden-ID im System abspeichert, wird dieser Begriff innerhalb des ERP-Systems als Kundennummer abgelegt. Zudem kann es zu Irritationen bei der Kundenzuordnung und -Verwaltung kommen. Während das Shop-System in der Regel Straße und zugehörige Hausnummer in lediglich einer Formularzeile vermerkt und diese Adressdaten somit zusammenhängend aufbewahrt, speichert das ERP-System diese beiden Informationen jeweils an unterschiedlichen Orten.

Auch in Bezug auf die Erfassung von Preisen verwenden die jeweiligen Tools verschiedenartige Darstellungen. So wird einerseits der komplette Bruttosatz aufgeführt, während das andere Tool lediglich den Nettopreis erfasst und den anhängigen Steuersatz getrennt auflistet. Für eklatante Fehler können auch die verwendeten Rundungsverfahren sorgen. Dabei kommt es häufig vor, dass die entsprechenden Systeme nicht die gleichen Komma-Stellen auflisten: Das eine System zeigt vier Stellen hinter dem Komma an, während das andere System lediglich mit zwei Stellen hinter dem Komma agiert. Irgendwann kann bei einem Online Shop – unabhängig der Größe – das Chaos in Bezug auf die Datenerfassung und -aufgabe nicht mehr verhinder

t werden. Da ein Backend-Prozess aber gerade für die Logik und Funktionalität sozusagen im Hintergrund zuständig ist und vom Nutzer bzw. Kunden zwar nicht eingesehen werden kann, aber sämtliche Anwendermöglichkeiten steuert sowie alle relevanten Daten verwaltet, kann es hier zu Einbußen der Anwenderfreundlichkeit, beim Kundenservice oder generell bei der Abwicklung von Aufträgen bzw. Kaufvorgängen kommen.

Nach den neuesten Erkenntnissen ist es hier ratsam, diese immer komplexer werdenden Backend-Prozesse im Rahmen einer Backend-Integration zu bündeln. Eben durch diese Bündelung kann ein entsprechender Online Shop Betreiber eine umfassende und auswertbare Sichtweise auf jeden einzelnen Kunden sicherstellen. Gerade wenn ein Unternehmen bzw. ein Online Shop die bisherigen Geschäftstätigkeiten erweitern möchte oder eine Internationalisierung in Form von Cross- oder Multi-Channel anstrebt, stören gerade nicht integrierte Prozesse die Umsetzung eines diesbezüglichen Vorhabens und somit eine möglichen Expansion des Unternehmens respektive des Online Shops.

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