Müssen kleine Unternehmen eine weniger leistungsfähige IT haben als die großen? [Gastbeitrag]

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Ein Gastbeitrag von Dr. Ralf Dyllick-Brenzinger

Welchem Geschäftsführer und Entscheider eines kleinen Unternehmens kann man es verübeln, dass sich ihm beim Thema IT die Nackenhaare aufstellen: Jeder Experte erzählt etwas anderes, vor lauter Fachchinesisch bleiben technische Erklärungen kryptisch und vollmundig versprochene IT-Produktivitätsgewinne sind meist schon während der Einführung Makulatur. Wenn nicht vor, dann spätestens nach einem größeren IT-Projekt kennt wohl jeder die Faustregel „IT Projekte kosten das Doppelte und bringen die Hälfte des Versprochenen.“

Die Schwierigkeiten von IT-Projekten enden natürlich nicht an Unternehmensgrößengrenzen. Auch große Unternehmen kämpfen mit den Widrigkeiten von Implementierungs- und Migrationsprojekten. In kleinen Unternehmen wiegen die Schwierigkeiten aber schwerer, weil sie keine eigene Expertise besitzen, um die Chancen und Risiken von IT für das eigene Unternehmen zu bewerten sowie um IT Projekte zu begleiten.

Public Cloud-Dienste – eine Lösung für die IT-Probleme des Mittelstands?

Nicht umsonst sind Cloud-Angebote in kleinen Unternehmen sehr beliebt. Gleich auf mehreren Ebenen reduzieren sie die Komplexität der Unternehmens-IT: Die Einrichtung ist ein Ding von wenigen Minuten. Die Wartung übernimmt der Dienstleister, genauso wie Updates. Und um die Datensicherung muss man sich auch nicht kümmern, da die automatisch erfolgt.

In der Tat lassen sich mit unterschiedlichen Cloud-Diensten eine eindrucksvolle IT-Infrastruktur „zusammenklicken“: In einer Dropbox werden die Daten abgelegt und getauscht, mit Salesforce systematisiert man die Kundenpflege, mit Trello werden Projekte organisiert und Yammer ist das schwarze Brett der Firma. Wenn das Unternehmen wächst, dann können vordefinierte Erweiterungen problemlos hinzugebucht werden und mit wenigen Klicks kann man das System für die nächste Wachstumsphase skalieren. Klingt einfach und ist es auch.

Bei allen Vorteilen sollte man aber auch die Nachteile im Auge behalten. Eine einfache Lösung ist nicht zwangsläufig eine gute. Bei der Abwägung des Einsatzes von Cloud-Diensten sollten die folgenden sechs Aspekte nicht außer Acht gelassen werden:

  • Laufende Nutzungsgebühren
  • Eingeschränkter Funktionsumfang
  • Beschränkte Konfigurierbarkeit
  • Vorgegebenes Schnittstellenangebot
  • Verlust der Datenhoheit
  • Lock-in Effekte

Hier nur eine Konkretisierung am Beispiel der Nutzungsgebühren, um die finanziellen Konsequenzen zu verdeutlichen. Bei Salesforce zahlt man pro Monat und Nutzer €27 – für die Standardkonfiguration und zahlbar vorab für 12 Monate. Bei vier Nutzern – dem Geschäftsführer, Vertriebsleiter plus zwei Vertriebsmitarbeiter – kommt man dann schon auf jährliche Gebühren im vierstelligen Bereich.

Die Vorteile der Cloud-Dienste gegenüber dem internen Aufbau einer lokalen IT-Infrastruktur müssen in jedem Unternehmen daher genau abgewogen werden. Höhere Flexibilität und volle Datenhoheit muss man sich im Zweifel mit höheren Investitionen erkaufen.

Case study: ionas – Ihr Online Assistent

Bei der Gründung von ionas – Ihr Online Assistent im Jahr 2014 haben wir uns längere Zeit mit eben dieser Frage rumgeschlagen: Ein Aufspringen auf den Cloud Trend vs. die klassische Variante mit selbst gehosteter IT. Als IT-Dienstleistungsunternehmen und Anbieter einer Computerhilfe-Hotline (https://www.ionas.com) waren wir in der komfortablen Situation, dass wir auf eine große Menge IT Wissen zurückgreifen konnten und wussten, dass wir die IT zum größten Teil in Eigenleistung aufbauen könnten. Andererseits war uns klar, dass es zwei unterschiedliche Paar Schuhe sind, ob man das theoretische Wissen hat, um die Büro-Infrastruktur aufzusetzen oder es praktisch macht. Als Unternehmer muss man sich vor allem auch die Frage stellen, ob der interne IT-Aufbau der beste Einsatz der knappen Ressourcen ist – gerade in der Gründungsphase.

Nach Abwägung aller Vor- und Nachteile sowie zahlreicher Gespräche mit verschiedenen Dienstleistern entschieden wir uns gegen die public Cloud à la Dropbox, Salesforce und Co. Insbesondere die laufenden Kosten und die beschränkte Erweiterbarkeit der Cloud-Dienste waren für uns starke Gegenargumente. Eine Cloud sollte es aber natürlich doch sein, einfach keine public sondern eine private Cloud. Eine private Cloud steht nur einem exklusiven Benutzerkreis zur Verfügung und nicht wie die public Cloud grundsätzlich jedem.

Bei diesem Versuch wählten wir fast vollständig Open Source Software – teils bekannten, teils unbekannten Projekten. Um kommerzielle Software und Lösungen machten wir soweit wie möglich einen Bogen. Wenn nicht ein IT-Dienstleistungsunternehmen, wer sonst sollte ein solches Projekt stemmen können, sagten wir uns.

So schlugen wir die viele Tausend Euro schweren Angebote von Avaya und Starface für VoIP-Telefonielösungen aus und versuchten stattdessen unser Glück mit der Asterisk-basierten IP-Telefonanlage von Askozia. Kostenpunkt: €200 einmalig für eine unbeschränkte Lizenz. CRM, Ticketsystem und Rechnungserstellung wurde über das Open Source ERP-System Odoo verwirklicht. Als Projektmanagementtool und internes Wiki entschieden wir uns für OpenProject. Unsere Dateiablage sollte über FreeNAS verwirklicht werden und für Open Source Enthusiasten sowieso Ehrensache: Ubuntu als Server Betriebssystem.

Die Leistungsfähigkeit der IT-Infrastruktur, die heute bei ionas im Einsatz ist, kann sich sehen lassen! Inklusive Arbeitsplatz-Hardware (aber vor Individualentwicklung von Odoo) hat sie weniger als €10.000 gekostet. Die laufenden Kosten können sich auch sehen lassen: Da konsequent auf kommerzielle Software verzichtet wurde, sind diese praktisch null. Allein Internetzugang und Hosting-Gebühren fallen monatlich an.

ionas-Server – das Resultat unserer eigenen Erfahrungen

Wenn man als Unternehmen sich nicht in die Abhängigkeit der Cloud-Dienste begeben will, dann hat man als kleines Unternehmen ohne dedizierte IT-Kompetenzen in House nur die Wahl zwischen Pest und Cholera: Eigenentwicklung oder Beauftragung eines Systemhauses. Letzteres erfindet dann praktisch in jedem Projekt das Rad neu – mit entsprechenden Kosten.

Dabei wäre doch ein vorkonfigurierter Arbeitsgruppenserver mit vorgegebenen Funktionsumfang und Einrichtungsunterstützung eine attraktive IT-Lösung für viele kleine und mittelständische Unternehmen. Wenn die vorkonfigurierten Dienste auch noch Open Source sind, dann bietet das System maximale Flexibilität und Unabhängigkeit. Erstaunlicherweise, so mussten wir feststellen, gibt es praktisch keine entsprechenden Angebote. Allein die Protonet-Server des gleichnamigen Startups aus Hamburg sind ein Ansatz in diese Richtung. Die Idee zur Entwicklung des ionas-Servers Small Business auf Basis unserer eigenen Erfahrungen im Rahmen der Gründung war geboren!

Der ionas-Server Small Business (https://www.ionas-server.com) ist eine all-in-one IT-Infrastrukturlösung für kleine Unternehmen, Arbeitsgruppen und Selbständige. Die Hardware wird bei uns vorbereitet und zum Kunden geliefert. Das verkabelte Gerät wird dann von uns per Fernwartung eingerichtet und für die individuelle Kundensituation konfiguriert. Innerhalb weniger Stunden kann so das System produktiv genommen werden. Mehr Plug-and-Play geht für ein Serversystem praktisch nicht.

Die auf dem ionas-Server installierten Server-Dienste richten sich nach den typischen IT-Bedürfnissen kleiner Unternehmen: Netzlaufwerke für den Dateiaustausch, ein Projektmanagementtool für die Planung von größeren Projekten, ein CRM-System zur systematischen Pflege der Kundenbeziehungen, VPN-Zugang für den sicheren Datenzugriff von überall und auch die Datensicherung ist voreingerichtet und muss nur durch die Nutzer konfiguriert werden. Um die Administration des Servers so komfortabel wie möglich zu machen, haben wir eine zentrale Benutzerverwaltung entwickelt und die einzelnen Dienste soweit wie möglich miteinander integriert. Besonders erwähnenswert ist in dieser Hinsicht die Verknüpfung von IP-Telefonanlage und CRM. Anrufe können direkt im CRM entgegen genommen werden und Anrufe aus dem CRM sind mit einem Klick gemacht.

Das ganze erhältlich in unterschiedlichen Hardware-Ausstattungen zum Festpreis. Die Basiskonfiguration für weniger als €1.000. Wartungs- und Supportverträge gibt es in drei Varianten für diejenigen, die die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit maximieren wollen. Wiederkehrende Lizenzkosten für Server, Datenbanken und andere Dienste fallen nicht an. Laufende Kosten für den Betrieb des Servers entstehen nur durch den Internetzugang und – wenn die VoIP-Telefonanlage genutzt wird – durch einen SIP-Anschluss. Letzterer wird von allen lokalen VoIP-Anlagen benötigt und verbindet die Telefone mit dem gewöhnlichen Fernmeldenetz.

Großartige IT für kleine Unternehmen

Wir glauben, dass wir mit dem ionas-Server Small Business eine interessante IT-Lösung für Arbeitsgruppen und kleine Unternehmen entwickelt haben. Die Open Source Dienste, die auf dem ionas-Server zum Einsatz kommen, kombinieren hohe Leistungsfähigkeit mit geringen Kosten und absoluter Unabhängigkeit. Dank Einrichtungssupport und der Integration der verwendeten Software ist der ionas-Server auch weit mehr als die Summe seiner Teile.

Der Wunsch nach Alternativen zu Cloud-Abhängigkeit und den eigenen Erfahrungen beim Aufbau der Unternehmens-IT waren die Motivation für die Entwicklung des ionas-Servers. Wir hoffen, dass wir mit ihm anderen kleinen Unternehmen helfen können, ohne große Mühe die eigene IT zu verbessern. Gerne stehen wir auch für den direkten Erfahrungsaustausch zur Verfügung.

Wir glauben nämlich nicht, dass kleine Unternehmen eine schlechtere IT verdienen als Großunternehmen!

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