Mehr Effizienz im Unternehmen: Elektronische E-Mail-Archivierung für mittelständische Unternehmen

E-Mail-Korrespondenz ist heute ein wesentlicher Bestandteil effizienter Geschäftskorrespondenz geworden. Allein im vergangenen Jahr wurden knapp 200 Milliarden E-Mails weltweit verschickt (s. Statista-Grafik), Tendenz steigend. Speziell für Unternehmen stellt sich heute die Frage nach einer sinnvollen Archivierung dieser E-Mail-Dokumente. Denn auch nach jahrelanger Aufbewahrung müssen E-Mails schnell und effizient wieder gefunden werden.

E-Mails archivieren: Darauf sollte geachtet werden

Nicht nur Absender oder Betreff der entsprechenden E-Mail-Korrespondenz sollten über Metadaten auffindbar sein, sondern auch anhand deren Textinhalte müssen diese schnell und einfach wiedergefunden werden. Das erreicht man nur durch eine vollständige Indexierung des kompletten E-Mail-Dokuments inklusiver aller verfügbaren Inhalte. Eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist darüber hinaus in der Lage, auch kontextbezogene Infos anderer Dokumente zu finden bzw. entsprechenden E-Mail-Dokumenten zuzuordnen. Genau hier setzt die E-Mail Archivierungslösung Doxis 4 von SER an. Diese archiviert die ankommende E-Mail-Flut nicht nur sinnvoll, sondern bietet mithilfe verschiedener Text-Mining-Funktionen auch inhaltsbezogene Volltextsuchen. Gerade für mittelständische Unternehmen bietet diese Lösungen ein hohes Maß an Effizienz und Flexibilität ganz ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer intelligenten E-Mail-Archivierungslösung ist, dass hier Dokumente und E-Mails nicht versehentlich vom Mitarbeiter gelöscht werden oder generell verloren gehen können. Im Idealfall ersetzt die Archivierungslösung den physikalischen Speicherort im Unternehmen bzw. auf den Firmenservern und bietet eine unabhängige Cloud-Archivierung an. In dieser sind die indexierten E-Mails mehrfach gegen Verlust abgesichert und das Dokumentenarchiv der Cloud kann vollkommen Standortunabhängig von den Mitarbeitern genutzt werden. Dokumente und E-Mails können so jederzeit und auch mobil abgerufen, genutzt oder auch verändert werden. Original-Dateien der archivierten Emails bleiben im Archiv erhalten und Veränderungen durch Mitarbeiter werden sinnvoll dokumentiert und sind so jederzeit nachvollziehbar.

Allein diese genannten Punkte sorgen für ein großes Plus an Effizienz im Büroalltag, da Mitarbeiter nicht mehr mit dem Suchen oder Zuordnen verschiedener E-Mails und Dokumente beschäftigt sind. Das heißt, eine sinnvolle Archivierungslösung für E-Mails und Dokumente ist weit mehr als „nur“ ein Online-Archiv. Es sollte vielmehr auch einen Informationspool für ein effektives Dokumentenmanagement bieten und so die Mitarbeiter entlasten.

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