Bedarfsanalyse: mit der Digitalisierung den perfekten Arbeitsplatz schaffen

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Unterschiedliche Mitarbeiter brauchen jeweils andere Arbeitsplätze
Unterschiedliche Mitarbeiter brauchen jeweils andere Arbeitsplätze

Unsere Arbeitswelt ist durch die Digitalisierung massiv im Umbruch. Arbeitsweisen und -plätze, wie sie früher gebräuchlich waren, werden den neuen Entwicklungen meist nicht gerecht. Das gilt für die vorhandenen Technologien ebenso wie für die Raumausstattung und die fachliche Anleitung. Unternehmen tun daher gut daran, eine genaue Bedarfsanalyse durchzuführen, um die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter zu optimieren.

Warum? Zum einen fördern sie hierdurch die Arbeitsatmosphäre und die Produktivität und zum anderen vermeiden sie Kosten, die durch Störfälle, Krankheiten oder mangelhafte Kommunikationswege entstehen. Im Folgenden werden die verschiedenen Teilbereiche vorgestellt, die im Rahmen einer Bedarfsanalyse genauer betrachtet werden müssen.

Einer für alle ist überholt – individuelle Bedarfsanalysen sind gefragt

individuelle Bedarfsanalysen
Es gibt viele unterschiedliche Arten von Mitarbeitern, die jeweils eigene Arbeitsplätze und Arbeitsbedingungen benötigen.

Viele große Unternehmen haben eine zentrale Stelle, die für die Einrichtung und Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze verantwortlich ist. Das ist zweckmäßig, weil viele einheitliche Artikel erstanden und Rabatte genutzt werden können. Für die Mitarbeiter und ihre Kreativität sind solche standardisierten Allgemeinlösungen jedoch wenig geeignet. Es gibt viele unterschiedliche Arten von Mitarbeitern, die jeweils eigene Arbeitsplätze und Arbeitsbedingungen benötigen. Das gilt sowohl für produzierende Betriebe als auch für Bürojobs und Tätigkeiten im Außendienst. Aus diesem Grund ist eine umfassende und zielgerichtete Bedarfsanalyse extrem wichtig. Sie zeigt an, welche besonderen Anforderungen die einzelnen Mitarbeiter haben und wie die jeweiligen Arbeitsplätze eingerichtet sein müssen, um das volle kreative Potenzial der Angestelten zu aktivieren und für größtmögliche Effizienz zu sorgen.

Das Konzept „Ein Arbeitsplatz für alle“ sollten die Unternehmen möglichst aufgeben und stattdessen nach Individuallösungen für ihre spezielle Arbeitssituation und ihre Angestellten suchen. Hierbei leistet eine Bedarfsanalyse gute Dienste. Sie ermittelt den aktuellen Ist-Zustand des Unternehmens und stellt ihm dem Soll-Zustand, also die Wünsche und Erwartungen, die der Betrieb und seine Mitarbeiter an einen Arbeitsplatz stellen, gegenüber. Anschließend können Konzepte und Strategien entwickelt werden, wie das Unternehmen von dem einen Zustand zum anderen gelangt.

Das kann auf verschiedene Weisen geschehen. Einerseits können den Mitarbeitern neue Technologien und Hilfsmittel an die Hand gegeben werden, mit denen ihre Arbeit besser gelingt. Während zum Beispiel für Bürotätigkeiten ein Desktop-PC vollkommen ausreichend ist, werden für den Kundendienst und Außendienstmitarbeiter mobile Endgeräte benötigt, die eine schnelle Kommunikation mit Kollegen und die Nutzung von Dokumenten und Informationen möglich machen. Längst werden keine großen Archive mehr gebraucht, in denen Dokumente abgelegt werden und zur Verfügung stehen. In Zeiten der Digitalisierung sind vielmehr Cloud-Lösungen gefragt, mit deren Hilfe ale Mitarbeiter – mit einer entsprechenden Berechtigung – Zugriff auf alle Unternehmens- und Kundendaten haben.

Im Folgenden werden verschiedene Aspekte beleuchtet, die bei einer Bedarfsanalyse von Bedeutung sind. Diese reichen von technischen Hilfsmitteln und Methoden über ein geeignetes Arbeitsklima bis hin zu geeigneten Strategien im Umgang mit den Mitarbeitern. Hierbei ist zu beachten, dass eine Bedarfsanalyse nur in den wenigsten Fällen standardisiert durchgeführt werden kann, sondern vielmehr auf die individuellen Gegebenheiten in einem Betrieb angepasst sein muss. Es kommt daher darauf an, dass Sie genau die Komponenten einer Bedarfsanalyse auswählen, die für Ihr Unternehmen relevant sind, um ein bestmögliches Arbeitsumfeld zu kreieren.

Unterschiedliche Mitarbeiter brauchen jeweils andere Arbeitsplätze

Es gibt unterschiedliche Typen von Mitarbeitern, die jeweils andere Ansprüche an ihren Arbeitsplatz stellen. Zunächst sind die Koordinatoren zu nennen, zu denen beispielsweise Manager gehören. Diese Gruppe von Mitarbeitern arbeitet in der Regel projektbasiert und ohne Prozessarbeiten und zeichnet sich durch eine starke Vernetzung aus. Für diese Mitarbeiter gehören ein stabiler Internetzugang und ein zuverlässiges Kommunikations- und Netzwerktool zum Arbeitsalltag dazu. Ihr Arbeitsplatz muss sehr flexibel und agil sein und hierbei allen aktuellen Compliance- und Security-Anforderungen gerecht werden.

Eine weitere Mitarbeitergruppe sind die Kundenbetreuer, zu denen etwa Consultants und Vertriebsmitarbeiter gerechnet werden. Sie arbeiten meist im Außendienst und direkt mit den Kunden. Für sie gehört Kommunikation zum Alltagsgeschäft, weswegen für ihre Arbeit eine geeignete Kommunikations- und Arbeitsplattform ebenso entscheidend ist wie Möglichkeiten zur Onlinekommunikation und für Videokonferenzen. Viele Mitarbeiter aus diesem Bereich sind für Screensharing-Tools dankbar und auch der Zugriff auf die Datenbanken und Informationen des Unternehmens sind für sie unverzichtbar. Da sie viel unterwegs sind, kommt es stark darauf an, dass diese Daten auch mobil zur Verfügung stehen.

Ebenfalls entscheidend sind Prozessmitarbeiter. Hierzu zählen zum Beispiel Helpdesk-Mitarbeiter. Sie arbeiten sehr stark prozessgebunden und sind daher darauf angewiesen, dass alle Mitarbeiter auf einen gemeinsamen Wissenspool zugreifen können. Gemeinsame Datenbanken und Wikis gehören daher zur Standardausrüstung der Arbeitsplätze dieser Mitarbeiter. Persönliche Konten und Verzeichnisse benötigen sie hingegen nicht, da alle Kollegen gemeinsam auf die zur Verfügung stehenden Daten zugreifen können sollen.

Es könnten noch verschiedene andere Mitarbeitergruppen benannt werden, die jeweils andere Anforderungen an ihren Arbeitsplatz haben. Das Konzept ist jedoch immer dasselbe: Es kommt darauf an, eine umfassende Bedarfsanalyse für alle Unternehmensbereiche und Mitarbeitergruppen und im Idealfall sogar für jeden einzelnen Mitarbeiter durchzuführen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass für jeden individuellen Fall die bestmöglichen Voraussetzungen geschaffen werden, um kreativ, effizient und im Sinne des Unternehmens zu arbeiten.

Requirement Engineering – Bedarfsanalyse für Projekte und Arbeitsplätze

Requirement Engineering (RE) ist eine spezielle Variante der Bedarfsanalyse. Hierbei geht es darum, im Vorfeld eines Projekts die verschiedenen Zielsetzungen und Sprints genau zu planen. Das ist wichtig, um einen realistischen Zeit- und Budgetrahmen für das jeweilige Projekt bestimmen und Frust bei den Kunden und Projektmitarbeitern vermeiden zu können. Wenn diese Grunderwartungen und Kundenwünsche nämlich nicht bekannt sind, nutzen die meisten Agenturen vertraute Lösungen und Standardkonzepte, statt die Angebote und Tools auf den jeweiligen Kunden anzupassen. Das führt dazu, dass der Kunde unzufrieden ist oder Nachbesserungen vorgenommen werden müssen, die Zeit und Geld kosten. Außerdem sind solche späteren Anpassungen meist unbefriedigend, weil viel zuvor geleistete Arbeit hierdurch überflüssig wird.

Ohne eine fundierte Bedarfsanalyse häufen sich in der Regel zu Projektende die zusätzlichen Anpassungen und Sonderwünsche der Kunden. Das ist ungünstig, weil hierdurch ein enormer Druck entsteht, unter dem die Qualität des Projekts in den meisten Fällen fast zwangsläufig leidet. Hierdurch kommt es schnell zu fehlerhaften Prozessen und mangelhaften Produkten und Dienstleistungen, die weder im Interesse des Kunden noch der Agenturen sind. Außerdem werden Projekte ohne klare Bedarfsanalyse am Ende meist sehr groß, weil nicht zwischen Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen unterschieden wird. Die Kunden wollen dann alles haben, was möglich ist, ohne klar zu analysieren, ob sie bestimmte Features tatsächlich brauchen und wollen.

Mit einem professionellen Requirement Engineering lassen sich all diese Probleme bereits vor Projektbeginn vermeiden. Hier kann beispielsweise geklärt werden, ob die zu programmierenden Anwendungen in einem Wasserfall-Modell oder agil genutzt werden sollen. Während das Wasserfall-Modell eine klare, nachvollziehbare Struktur besitzt und zumeist ganz klar zu den gewünschten Ergebnissen führt, sind agile Konzepte sehr flexibel und lassen sich auf besondere Situationen anpassen sowie bei Bedarf leicht erweitern oder modifizieren. Zudem wird durch diese Art der Bedarfsanalyse klar, welche Eigenschaften einer Lösung zwingend notwendig (MussAnforderung), welche wünschenswert (Soll-Anforderung) und welche Luxus (Kann-Anforderung) sind.

Soll- und Kann-Anforderungen machen ein Tool zu etwas ganz Besonderem, sorgen aber auch dafür, dass die jeweilige Lösung sehr teuer und detailreich wird. Ein Unternehmen, das diese Unterscheidung im Rahmen einer Bedarfsanalyse trifft, kann sich dann ganz bewusst dafür entscheiden, welche Anforderungen gewünscht sind, um nicht plötzlich über dem Budget zu liegen oder Leistungen zu bekommen, die für den individuellen Bedarf komplett ungeeignet sind. Die Agenturen und Dienstleister stellen zudem auf diese Weise sicher, dass bereits im Vorfeld geregelt ist, welche Aufgaben zu erledigen sind und später abgerechnet werden dürfen.

Für den Einsatz von Requirement Engineering als Bedarfsanalyse gibt es eine Vielzahl von Tools. Welches am besten geeignet ist, hängt von der Art des Unternehmens und des zu realisierenden Projekts ab. Zudem kann das Requirement Engineering an ganz unterschiedlichen Stellen des Projekts zum Einsatz kommen. Es kann als eine Art Vorprojekt eine Einschätzung der zu erwartenden Kosten und Sprints geben, bei der Sprint-Definition zu Projektbeginn genutzt werden, bei der technischen Umsetzung einen sicheren Programmierrahmen schaffen oder bei einem gescheiterten Projekt zur Fehleranalyse und zur Vorbereitung eines weiteren Versuchs angewendet werden.

Mobilität und Kommunikation – mit der Bedarfsanalyse geeignete Technologien finden

Im Rahmen der Digitalisierung entstehen immer neue Formen von Arbeitsplätzen. So gibt es zum Beispiel immer mehr Freelancer, viele Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, im Home Office zu arbeiten, und auch Coworkingplaces werden immer beliebter. Der klassische Bürojob, die bewährten Außendienstjobs und die traditionellen Fertigungsjobs sind somit längst nicht mehr die einzigen Varianten von Arbeitsplätzen. Diese neuen Formen des Arbeitens erfordern eine sinnvolle und umfassende Bedarfsanalyse, um den Anforderungen der jeweiligen Tätigkeit gerecht zu werden.

Vor allem mobiles Arbeiten ist auf dem Vormarsch. In immer mehr Branchen ist es deshalb nötig, dass die Mitarbeiter mit der Firmenzentrale und ihren Kollegen leicht kommunizieren und auf alle Unternehmensdaten zugreifen können. Deswegen ist es wichtig, dass sich die Betriebe für Technologien und Lösungen entscheiden, die universell auf allen Endgeräten laufen und genutzt werden können. Nur wenn ein bestimmtes Tool sowohl mit Desktop-PCs als auch mit Smartphones und Tablets zurechtkommt und beispielsweise die Firmenwebsite fehlerfrei anzeigt, ist es für den Einsatz in dem jeweiligen Unternehmen geeignet.

Hieran zeigt sich der Wert einer soliden Bedarfsanalyse. Es kann nämlich nicht darum gehen, einfach irgendwelche modernen Technologien anzuschaffen, sondern sie müssen auf den jeweiligen Betrieb und dessen Mitarbeiter zugeschnitten sein. Wer einfach irgendeine Technologie kauft oder eine Agentur mit der Programmierung irgendeiner Lösung für ein bestimmtes Problem beauftragt, gibt meist mehr Geld als nötig aus und hat am Ende eine Lösung, die zwar irgendwie funktioniert, für die meisten Alltagsprozesse aber wenig hilfreich ist.

Eine sachgerechte Bedarfsanalyse zeigt genau auf, welche Technologien für den jeweiligen Betrieb geeignet und welche Kosten damit verbunden sind. Hierbei wird nicht zwangsläufig die neueste Technologie empfohlen, sondern diejenige, mit der sich die verschiedenen Aufgaben der einzelnen Unternehmensbereiche möglichst ökonomisch erledigen lassen, und die zu den jeweiligen Mitarbeitern passen. Besonderes Augenmerk sollte hierbei auf die Sicherheitsfeatures gerichtet werden. Denn im Zeitalter der Digitalisierung sind Daten ein kostbares Gut, das unbedingt geschützt werden sollte. Je komplizierter eine Technologie jedoch ist, desto größer die Gefahr, dass es Sicherheitslücken gibt. Deswegen muss immer eine gesunde Balance aus Leistungsumfang und Sicherheit angestrebt werden.

Das Arbeitsklima – mittels Bedarfsanalyse für ein besseres Arbeitsumfeld sorgen

Wie sich das Arbeitsklima auf die Mitarbeiter auswirkt
Das Arbeitsklima wirkt sich spürbar auf die Konzentration der Mitarbeiter und auf ihre Produktivität und Gesundheit aus.

Es gibt verschiedene Untersuchungen, die sich mit dem Klima am Arbeitsplatz beschäftigen. Diese zeigen eindeutig, dass sich das Arbeitsklima spürbar auf die Konzentration der Mitarbeiter und auf ihre Produktivität und Gesundheit auswirkt. Wer also für möglichst effizientes Arbeiten im Büro und bei der Fertigung sorgen möchte, sollte ein Arbeitsklima schaffen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Im Idealfall werden hierbei keine Standardlösungen eingesetzt, sondern individuelle Arbeitsplätze geschaffen, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Angestellten zugeschnitten sind.

Die digitale Transformation kann hierbei helfen. So sind zum Beispiel die Raumtemperatur und die Luftfeuchtigkeit zwei wesentliche Faktoren, die sich auf die Leistung der Mitarbeiter auswirken. Deswegen setzen immer mehr Unternehmen auf Technologien, die für ein optimales Raumklima sorgen. Beispielsweise können Sensoren am Arbeitsplatz eingesetzt werden, die Werte wie die Temperatur, die Luftfeuchtigkeit, Klimasummenmaße und andere regelmäßig erheben und bei Bedarf anpassen. So wird ein als optimal ermitteltes Raumklima vorgegeben, mit dem die Sensoren das tatsächliche Raumklima vergleichen. So wird sichergestellt, dass immer bestmögliche Arbeitsbedingungen herrschen, ohne dass ein Mitarbeiter ständig per Hand Änderungen vornehmen muss.

Ein weiterer wichtiger Bereich, der im Rahmen einer Bedarfsanalyse berücksichtigt werden sollte, ist die Einrichtung. Gerade bei Büroarbeiten im Sitzen ist es entscheidend, dass die Tische die richtige Höhe haben, die Bürostühle eine gesunde Sitzhaltung fördern und die Ausrichtung zum Bildschirm keine Verspannungen auslöst. Es ist ratsam, die Büroplanung so neutral und objektiv wie möglich zu machen, da viele Mitarbeiter im Laufe der Zeit betriebsblind werden und sich gar nicht vorstellen können, dass eine andere Einrichtung eventuell sinnvoller sein könnte als das, womit man immer schon gearbeitet hat. Häufig lassen sich die vorliegenden Strukturen in die Büroplanung integrieren, sodass neue Konzepte nicht von außen aufgesetzt werden, sondern sich aus dem Bereits bestehenden entwickeln. Wichtig ist, dass hierbei nichts dem Zufall überlassen, sondern eine umfassende und auf die Corporate Identity und die Ansprüche des Unternehmens zugeschnittene Bedarfsanalyse durchgeführt wird.

Bedarfsanalyse zur Kommunikation in Unternehmen

Bedarfsanalyse zur Kommunikation
Menschen kommunizieren nicht mehr allein persönlich, schriftlich oder am Telefon, sondern auf Plattformen, in Videokonferenzen und Messaging-Diensten.

Eine wesentliche Eigenschaft der Digitalisierung besteht darin, dass sie unsere Art zu kommunizieren verändert. Das bedeutet zum einen, dass Menschen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten haben, schnell und überall miteinander in Verbindung zu treten. Zum anderen bedeutet die Digitalisierung der Kommunikation ganz neue Kommunikationsformen. So sind Menschen beispielsweise in der Lage mit Maschinen zu kommunizieren (Stichwort: Siri, Alexa,  Google Assistant) und auch Maschinen kommunizieren untereinander und lösen notwendige Prozesse aus. Zudem kommunizieren Menschen nicht mehr allein persönlich, schriftlich oder am Telefon, sondern Plattformen, Videokonferenzen und Messaging-Dienste werden genutzt, um mit anderen in Verbindung zu treten.

Ein großes Thema bei der digitalen Kommunikation ist die Vernetzung. Die Mitarbaiter untereinander aber auch Lieferanten und Kunden können sich durch neue Kommunikationsformen vernetzen und von kurzen Wegen und schnellen Informationen profitieren. Das Ziel hierbei ist immer, die Kommunikationswege zu vereinfachen und für unkomplizierte Abläufe zu sorgen. Das funktioniert aber nur, wenn analoge, geschlossene Prozesse aufgebrochen und durch digitale, offene Prozesse ersetzt werden. Damit das im Sinne des Unternehmens gelingt, muss eine umfassende Bedarfsanalyse der Kommunikationsprozesse durchgeführt werden.

Es zeigt sich immer häufiger, dass das bisherige Kommunikationsverständnis nicht auf die Digitalisierung übertragen werden kann. Lange Zeit galt Wissen nämlich als Macht und wurde vor anderen geheimgehalten und geschützt. Jeder Unternehmensbereich hat für sich gearbeitet und nicht alle Konzepte und Ideen der Unternehmensführung wurden mit den Mitarbeitern abgesprochen. In der digitalen Welt ist ein solches Geheimwissen unnötig und teils sogar schädlich. Vielmehr fokussieren sich Unternehmen darauf, ihre Daten und Informationen möglichst allen Mitarbeitern bereitzustellen, um so kreatives Potenzial abrufen zu können. Außerdem ist es für den Erfolg der digitalen Kommunikation unerlässlich, dass die Mitarbeiter in das jeweilige Konzept eingeweiht und an dessen Realisierung beteiligt werden.

Nicht zuletzt informieren sich Kunden heutzutage anders über Unternehmen und ihre Angebote als früher. Sie wenden sich nicht direkt an die Anbieter und erwarten von ihnen aufbereitete Informationen, sondern suchen sich diese Daten häufig selbstständig aus dem Internet. Sie erhoffen sich mehr Objektivität und eine bessere Kaufentscheidung, wenn sie sich nicht ausschließlich auf die Informationen der Anbieter verlassen, sondern sich bei anderen Nutzern und diversen Internetquellen informieren. Eine Bedarfsanalyse zeigt sehr genau auf, welche Informationswege die Kunden nutzen und wie die jeweiligen Unternehmen ihre Zielgruppe optimal erreichen.

Bedarfsanalyse zu den Prozessen in Unternehmen

Ganz unterschiedliche Befragungen zu den Prozessen in Unternehmen zeigen, dass die Unternehmensführungen unsicher sind, wie sie die digitale Transformation aktiv und zielgerichtet umsetzen sollen. Sie haben eine ungefähre Vorstellung, wohin die Reise gehen soll, benötigen aber Fachwissen und spezielle Technologien, um dieses Ziel zu erreichen. Vor allem in den Bereichen Sicherheit, Montage und Wartung in der IT wünschen sich Entscheider und Unternehmensleitung fundierte und professionelle Informationen, die sie direkt umsetzen und für ihren jeweiligen Betrieb nutzbar machen können.

Man könnte ganz allgemein sagen, dass sich die Unternehmen eine Bedarfsanalyse wünschen. Die einzelnen Unternehmensprozesse sollen genau unter die Lupe genommen und hinsichtlich der digitalen Transformation optimiert werden. Das geht allerdings nur, wenn einem aktuellen Ist-Zustand ein gewünschter Soll-Zustand gegenübergestellt wird. Da sich viele Unternehmen hierzu nicht eigenständig in der Lage sehen, ist es ratsam, auf externe Dienstleister zu setzen, die eine solche Bedarfsanalyse durchführen und empfehlenswerte Handlungsaufforderungen daraus ableiten.

Die Wünsche der Befragten sind hingegen ganz klar. Für sie spielen Aspekte wie Vernetzung, Informationsaustausch, menschengerechte Arbeitsplätze und mobile Endgeräte eine große Rolle. Es muss im Rahmen der Bedarfsanalyse genau geprüft werden, welche konkreten Lösungen für die Anforderungen der einzelnen Betriebe am besten geeignet sind und wie sich die Unternehmensprozesse durch digitale Techniken optimieren und effizienter beziehungsweise einfacher gestalten lassen.

Mehr Aktivität, bitte – die Unternehmen verschlafen Bedarfsanalysen und Umsetzungen

Den Unternehmen wird von verschiedenen Seiten und auch durch Axel Oppermann von Avispador eine zu träge Haltung bei der digitalen Transformation bescheinigt. Die meisten von ihnen würden sich in kleinen Konzepten zu einzelnen Problemen verlieren, statt sich an einen großen Wurf zu wagen und ein klares Konzept für die digitale Transformation im eigenen Unternehmen in Angriff zu nehmen. Die Folge sei, dass viele Prozesse nebenher liefen und die Mitarbeiter keinen klaren Nutzen in der Digtalisierung erkennen, was zu Mehraufwand, höheren Kosten und Wettbewerbsnachteilen führt.

Lange Zeit herrschte bei den Unternehmen eine Art Goldgräberstimmung. Jeder hatte das Gefühl, dass die Digitalisierung enorme Chancen mit sich bringen könnte, und probierte daher verschiedene Methoden und Technologien aus, um zu sehen, ob und wie diese zum eigenen Unternehmenskonzept passen. Die Zeit des Ausprobierens neigt sich jetzt aber ihrem Ende entgegen. Es ist an der Zeit, nicht mehr einzelne Strategien zu testen, sondern mit Hilfe einer Bedarfsanalyse ein umfassendes Konzept zu erarbeiten, wie sich das jeweilige Unternehmen der Mammutaufgabe Digitalisierung stellen möchte.

Die Zeit muss jetzt effektiv genutzt werden, um Kommunikationstechnologien zu etablieren und die Mitarbeiter auf den Einsatz der Strategien vorzubereiten. Denn die digitalen Maßnahmen dürfen nicht nur zur Verfügung stehen, sondern müssen von den Mitarbeitern aktiv und gern eingesetzt werden. Nur dann bringen sie dem Betrieb etwas und sorgen für Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz. Solche Prozesse und eine Neuausrichtung der Unternehmensstrategie kosten Zeit und gelingen nicht über Nacht. Deswegen ist es entscheidend, möglichst bald mit einer Bedarfsanalyse zu beginnen und das volle Unternehmenspotenzial auszuschöpfen.

Das Werkzeugkasten-Prinzip – Mitarbeiter nutzen immer genau das, was sie brauchen

Werkzeugkastenprinzip
Das Werkzeugkastenprinzip: Mitarbeiter sollen alle Technologien und Möglichkeiten an die Hand bekommen und dann das für die jeweilige Aufgabe geeignete Tool wählen.

Eine viel beschworene Metapher ist die des Werkzeugkasten-Prinzips. Das bedeutet, dass nicht mehr für unterschiedliche Aufgaben bestimmte Tools vorgegeben werden, sondern die Mitarbeiter alle Technologien und Möglichkeiten an die Hand bekommen und dann das für die jeweilige Aufgabe geeignete Tool wählen. Das setzt allerdings voraus, dass dieser „Werkzeugkasten“ gut bestückt ist und eine Vielzahl an Techniken und Hilfsmitteln für die alltäglichen Arbeitsprozesse und besondere Situationen zur Verfügung stehen. Um zu ermitteln, welche Hilfsmittel in diesem Werkzeugkasten unbedingt vorhanden sein müssen, ist eine Bedarfsanalyse sehr hilfreich. Diese sorgt dafür, dass die Unternehmen digitale Arbeitswelten, in denen sich die Mitarbeiter voll entfalten und ihr kreatives Potenzial zur Geltung bringen können, erschaffen. Die jeweiigen Arbeitsplätze müssen somit auf die einzelnen Teams oder besser noch auf jeden einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sein, damit dieser nach eigenem Ermessen genau die Tools und Werkzeuge wählen kann, die für den speziellen Einzelfall am besten geeignet sind. Hinzu kommt, dass die einzelnen Mitarbeiter professionell und umfassend geschult werden müssen, damit sie all diese Werkzeuge kennen und einsetzen können.

Smart Businesses – Bedarfsanalysen legen intelligente Arbeitsplätze nahe

Neben dem Blick auf die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse muss eine Bedarfsanalyse immer auch die Technologien und ihre Möglichkeiten berücksichtigen. Das bedeutet zum Beispiel, dass Smart Businesses als Ziel der digitalen Transformation angestrebt werden. Intelligente Gebäude, die anhand bestimmter Messwerte und Idealvorgaben Handlungsanweisungen ableiten und somit für einen höchst effizient arbeitenden Betrieb sorgen, garantieren eine größtmögliche Produktivität und bringen ökonomische Vorteile. Je selbstständiger ein Unternehmen arbeitet und je intensiver „smart technologies“ zum Einsatz kommen, desto besser. Allerdings sind solche Smart Businesses nicht für jedes Unternehmen geeignet. Deswegen muss im Rahmen einer Bedarfsanalyse ganz individuell herausgefunden werden, welche Technologien und Möglichkeiten für das eigene Unternehmenskonzept geeignet sind und wieviel Smart Business es im Einzelfall sein darf.

Fazit: Nur wer seinen Bedarf genau ermittelt, profitiert von der Digitalisierung

Wie sich gezeigt hat, ist eine Bedarfsanalyse in nahezu allen Unternehmensbereichen wichtig, um die digitale Transformation aktiv und zielgerichtet gestalten zu können. Unternehmen müssen sich von Einheitslösungen befreien und individuelle Konzepte für einzelne Mitarbeitergruppen oder sogar spezielle Angestellte entwickeln. Eine Bedarfsanalyse muss hierbei ganz grundlegende Bereiche wie die Einrichtung der Arbeitsplätze und konkrete, detailreiche Bereiche wie einzelne Projekte mittels Requirement Engineering umfassen. Da sich im Bereich der Digitalisierung aktuell viel in Richtung Mobilität entwickelt, sollte diesem Thema große Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Zudem werden moderne und leicht zu bedienende Technologien gebraucht, die vor allem die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und mit Kunden und Lieferanten fördern. Hierbei wird deutlich mehr Aktivität seitens der Unternehmen nötig, als diese bisher gezeigt haben. Viele verstehen die Digitalisierung noch als Spielwiese zum Ausprobieren und lassen konkrete Konzepte und eine passgenaue Bedarfsanalyse vermissen. Diese sind aber wichtig, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und nicht gegenüber Firmen ins Hintertreffen zu geraten, die sich mittels dieser Strategien Wettbewerbsvorteile sichern. Wer langfristig erfolgreich sein und bleiben will, kommt also um eine professionelle Bedarfsanalyse nicht herum.

Quellen:

https://www.computerwoche.de/a/mit-bedarfsanalyse-zum-digitalen-arbeitsplatz,3322487

https://t3n.de/magazin/requirements-engineering-webprojekte-237281/

https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Berichte/Gd45.pdf?__blob=publicationFile

http://www.boecker-buerogestaltung.de/leistungen-dienstleistungen/analyse/bedarfsanalyse.html

https://kommunikation-mittelstand.digital/content/uploads/2017/08/Studie-Digitalisierung-braucht-Führung-und-Kommunikation.pdf

https://www.essen.ihk24.de/Innovation/Digitalisierung/Wirtschaft-digital/Mittelstand-4-0—Bedarfsanalyse-Digitalisierung/3489618

https://www.computerwoche.de/a/digital-workplace-die-betriebe-sollten-endlich-anfangen,3223199

Bedarfsanalyse: mit der Digitalisierung den perfekten Arbeitsplatz schaffen
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> Alexander Noack

Begeisterter Online-Marketer, Fachmann für Online-Kommunikation und Experte für Content-Marketing am Zentrum für innovatives Marketing Berlin/Brandenburg, ZIM-BB. Außerdem Mitbegründer der Online-Marketing-Agentur CLICKHERO aus Eberswalde bei Berlin.

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